Tekoäly sometekstin apuna: briefistä omaääniseksi julkaisuksi

”Kirjoita yritykselleni somepostaus” jättää kirjoittajalle lähes kaikki päätökset. Kenelle teksti tulee? Mitä yritys tarjoaa? Miksi asia olisi lukijalle ajankohtainen? Sama ongelma on edessä, pyydätpä apua ihmiseltä tai tekoälyltä.

Toimiva lähtökohta on yrityksen oma havainto ja selkeä rajaus. Tämän oppaan työmallissa sinä omistat faktat ja näkökulman, tekoäly auttaa tekstiluonnoksen tekemisessä. Esimerkit ovat kuvitteellisia ja tarkoitettu sovellettaviksi.

Valitse yksi tämän viikon asiakaskysymys, työvaihe tai palvelun käytännön hyöty. Kirjoita omin sanoin kolme tosiasiaa ja yksi esimerkki. Niiden ei tarvitse olla vielä sujuvaa tekstiä.

Kuvitteellisen lounasravintolan lähtöaineisto voisi olla: ”Asiakkaat kysyvät, voiko annoksen ottaa mukaan. Noutoruoka pakataan tiskillä. Päivän annokset näkyvät verkkosivun lounaslistalla.” Hintaa tai aukioloaikaa ei pidä lisätä luonnokseen, jos niitä ei ole tarkistettu.

Jos omaa esimerkkiä ei löydy, vaihda aihetta tai kerää lisää taustaa. Tekstin pidentäminen ei korvaa puuttuvaa sisältöä.

Kopioi seuraava pohja ja täytä hakasulkeissa olevat kohdat yrityksesi tiedoilla. Älä lähetä asiakkaiden yksityisiä viestejä tai henkilötietoja tarpeettomasti.

Kirjoita luonnos yritykseni somejulkaisuksi. Kohderyhmä on [kenelle puhun]. Julkaisun tarkoitus on [yksi tavoite]. Aihe on [asiakkaan kysymys]. Käytä vain näitä faktoja: [tarkistetut tiedot]. Oma esimerkkimme on [tilanne]. Kirjoita [sävy] ja vältä [yritykselle vieraat ilmaukset]. Päätä teksti toimintakehotukseen [seuraava askel]. Älä keksi hintoja, asiakastuloksia, suosituksia tai ominaisuuksia. Jos tieto puuttuu, merkitse se tarkistettavaksi. Anna kaksi erilaista aloitusta ja yksi tekstiluonnos.

Rajaa myös pituus käyttötarkoitukseen sopivaksi. Pyydä esimerkiksi lyhyt tekstiluonnos, jossa on yksi asia ja yksi toimintakehotus. Voit pyytää pidemmän version erikseen, jos aihe tarvitsee selitystä.

Ensimmäisellä kierroksella tarkista sisältö. Ovatko palvelun tiedot oikein? Väittääkö teksti jotakin, mitä ette ole luvanneet? Poista keksityt luvut, tulokset ja asiakkaiden kommentit.

Toisella kierroksella tarkista ääni. Lue teksti ääneen ja kysy, sanoisitko tämän asiakkaalle. Korvaa vieraat ilmaukset omilla sanoilla. Usein yksi täsmällinen lause toimii paremmin kuin kolme yleistä adjektiivia.

Kolmannella kierroksella tarkista seuraava askel. Lukijan pitäisi ymmärtää, mitä voi tehdä ja mitä siitä seuraa. ”Tutustu palveluihimme” voi olla liian väljä, jos julkaisun varsinainen aihe on tietyn ajan varaaminen.

Yleinen luonnos voisi sanoa: ”Koe unohtumaton makuelämys ja anna meidän hemmotella sinua kiireisen arjen keskellä!” Se kertoo vähän ravintolan käytännöstä.

Tarkempi versio voisi olla: ”Lounas mukaan työpäivän keskelle? Päivän annoksen voi ottaa myös mukaan. Katso tämän päivän vaihtoehdot lounaslistalta ja kysy pakkausta tiskillä.” Julkaisun tiedot pitää silti varmistaa kyseisestä ravintolasta.

Jälkimmäinen versio vastaa yhteen asiakaskysymykseen. Ero syntyy taustatiedosta ja toimitustyöstä, ei taikasanasta kehotteessa.

Älä jätä kuvan ja tekstin välistä yhteyttä sattuman varaan. Jos teksti kertoo mukaan otettavasta lounaasta, oma kuva valmiista pakkauksesta voi havainnollistaa asiaa paremmin kuin geneerinen tunnelmakuva.

Tarkista julkaisun esikatselu käytettävässä kanavassa. Ovatko ensimmäiset rivit ymmärrettäviä? Toimiiko linkki suunnitellussa paikassa? Näkyykö kuvassa olennaisin myös puhelimella?

Samaa ideaa voi käyttää useassa kanavassa, mutta johdantoa, pituutta ja toimintakehotusta kannattaa sovittaa lukutilanteeseen. Viikon sisältö yhdestä ydinteemasta auttaa rakentamaan tästä toistettavan rutiinin.

• Yrityksen ja palvelun nimet on kirjoitettu oikein.
• Hinnat, päivämäärät ja saatavuus on tarkistettu.
• Teksti ei sisällä keksittyä asiakaspalautetta tai tulosta.
• Julkaisu vastaa alussa esitettyyn kysymykseen.
• Kuvan käyttöoikeus ja tarvittavat luvat ovat kunnossa.
• Linkki toimii ja johtaa luvattuun sisältöön.
• Yksi nimetty ihminen on hyväksynyt kokonaisuuden.

Tallenna lopuksi toimiva briefi ja viimeistelty teksti esimerkiksi seuraavaa julkaisua varten. Kun yrityksen omat esimerkit ja sävy kertyvät samaan paikkaan, seuraava luonnos on helpompi arvioida.