Privacy Policy / Tietosuojaseloste / Integritetspolicy

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Gunvald Oy toimii Gunvald-palvelun rekisterinpitäjänä. Käsittelemme henkilötietoja palvelun tuottamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi, julkaisuintegraatioiden käyttämiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

• Yritys: Gunvald Oy
• Osoite: Sippulantie 4 A 18, 40520 Jyväskylä, Suomi
• Sähköposti: support@gunvald.fi
• Puhelin: +358 45 200 6802

Mitä tietoja keräämme

• Käyttäjän nimi, sähköposti, yrityksen tiedot, rooli ja kirjautumisen tekniset tunnisteet.
• Brändi-, kohderyhmä-, kampanja- ja sisältöasetukset, joita käytetään julkaisujen suunnitteluun.
• Luonnokset, hyväksytyt julkaisut, kuvat, videot, tekoälyn tuottamat sisällöt, hashtagit ja julkaisukalenterin tiedot.
• Karusellien lähdekuvat ja viimeistellyt diakuvat, diojen järjestys, tekstit, rajaus sekä fontti-, väri- ja logoasetukset.
• Chatin viestit, liitteet ja toimintahistoria sekä organisaatiokohtainen avustajan muisti. WhatsAppia käytettäessä käsittelemme lisäksi yhdistetyn puhelinnumeron, viestien ja liitteiden tunnisteet sekä toimitustilat.
• Yhdistettyjen kanavien julkaisujen ja tilien analytiikkatiedot, kuten näyttökerrat, tavoittavuus, vuorovaikutukset ja videomittarit, saatavilla olevien rajapintaoikeuksien rajoissa.
• Sosiaalisten alustojen OAuth-tunnisteet ja salatut provider-käyttöoikeustiedot, sivu- ja kanavatunnisteet, publish-ready-tilat, tokenien voimassaolot ja alustojen palauttamat julkaisu- tai virhekoodit.
• Maksetussa monikanavamainonnassa käyttäjän valitsemien Meta-, Google Search-, YouTube-, LinkedIn-, TikTok- ja OpenAI / ChatGPT Ads -kanavien provider-, mainostili-, Business-, Page-, organisaatio- ja publisher-identity-tunnisteet, roolit ja valmiustiedot, valuutta ja aikavyöhyke sekä brief, suunnitelmaversiot, hyväksynnät, budjetti ja kanava-allokaatiot, ajastus, kohdennuskriteerit, tekstit, linkit, kuva-, video- ja logoassetit, EU/DSA-tiedot, kampanja- ja muut etäobjektitunnisteet, provider-tilat, näyttökerrat, klikkaukset, kulutus, virhe- ja reconciliation-tiedot sekä auditointitapahtumat.
• Käyttö-, loki-, analytiikka- ja virhetiedot palvelun tietoturvan, laadun ja vianmäärityksen varmistamiseksi.
• Laskutus-, tilaus-, maksutapahtuma- ja tukipyyntötiedot.

Tietojen käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

• Sopimus: käyttäjätilin, työtilan, julkaisujen, videojulkaisujen, ajastusten, maksetun mainonnan ja laskutuksen toteuttaminen.
• Oikeutettu etu: tietoturva, virheiden selvittäminen, väärinkäytösten estäminen ja palvelun kehittäminen.
• Lakisääteinen velvoite: kirjanpito, verotus ja viranomaisvaatimukset.
• Suostumus: vapaaehtoiset markkinointiviestit ja ei-välttämättömät evästeet. OAuth-valtuutus on tekninen käyttöoikeus eikä yksin määritä henkilötietojen käsittelyn oikeusperustetta.

Kartoitukset ja kalenterikutsut

Kun tapaaminen sovitaan tai kartoitusaika vahvistetaan Google Kalenterin kautta, Gunvald välittää Googlelle osallistujien sähköpostiosoitteet, ajan ja kutsun tiedot tapahtuman ja mahdollisen Meet-linkin luomiseksi. Gunvaldin CRM:ään voidaan tallentaa tapahtuman tunniste, kutsuvastaukset ja muuttunut tapaamisaika. CRM:n sisäisiä muistiinpanoja ei liitetä kalenterikutsuun.

Jos Meet-litterointi on käytössä ja järjestäjä pyytää tiivistelmää, rajattu litterointi välitetään Gunvaldin tekoälypalvelulle luonnoksen luomista varten. Järjestäjä voi tarkistaa luonnoksen ja tallentaa sen sisäiseksi muistiinpanoksi.

Tekoäly, karusellit ja automaatio

Sisällön generoinnissa tekoälypalvelulle voidaan välittää pyyntö, tarvittava brändi- ja sisältökonteksti sekä valitsemasi lähdekuvat. Karusellin tekstisuunnittelu voi analysoida lähdekuvia. Pelkkä sommittelun, rajauksen tai logon muokkaus ei edellytä uuden taustakuvan generointia.

Avustajan kontekstia ja muistia käytetään organisaation sisällön ja ohjeiden huomioimiseen. Käyttöön ottamasi Autopilotti voi suunnitella, ajastaa ja julkaista hyväksymäsi toimintapolitiikan rajoissa ilman jokaisen julkaisun erillistä hyväksyntää. Tarkista ohjeet, käyttöoikeudet ja tuotetut sisällöt; voit hallita automaatiota sen asetuksista.

Lataa vain sisältöä, jonka käsittelyyn ja julkaisemiseen sinulla on tarvittavat oikeudet. Vältä tarpeettomien henkilötietojen ja arkaluonteisten tietojen sisällyttämistä pyyntöihin tai kuviin.

Canva-yhteys ja materiaalin tuonti

Kun Canva-tuonti on organisaatiosi käytettävissä, voit valtuuttaa oman Canva-tilisi töiden selaamiseen ja valitsemiesi kuvien, sivujen tai MP4-videoiden vientiin. Gunvald käsittelee käyttäjä- ja tiimitunnisteen, salatut käyttöoikeustiedot, valitun työn tunnisteen ja muokkausversion, sivut, tiedostomuodon sekä tuontityön tilan ja kiintiökuittauksen. Canva-listasi näkyy vain sinulle; tuotu kopio on aktiivisen Gunvald-organisaatiosi mediaa sen jäsenten oikeuksien mukaisesti.

Gunvald lataa valitsemasi kuvat ja videot Canvan rajapinnasta ja tallentaa itsenäisen kopion Cloudinaryyn, jota Gunvald käyttää median tallennukseen ja käsittelyyn. Muokattava alkuperäinen säilyy Canvassa. Myöhempi muutos tuodaan erikseen uudelleen eikä korvaa ajastettua tai julkaistua sisältöä. Canva-yhteys ei julkaise sisältöä, generoi uutta materiaalia tai osta maksullisia elementtejä. Canva käsittelee omaa tiliäsi ja alkuperäistä työtä omien ehtojensa mukaisesti.

Käsittely perustuu pyytämäsi palvelun toteuttamiseen; tietoturva- ja virhelokitus perustuu oikeutettuun etuun. Voit katkaista oman org-yhteytesi Integraatiot-sivulla myös ominaisuuden ollessa pois käytöstä. Viimeisen org-sidoksen päättyessä Gunvald pyytää Canvalta valtuutuksen perumista. Epäonnistunut peruminen näkyy keskeneräisenä ja käsitellään uudelleen; jo tuodut kopiot ja Canvan alkuperäinen työ eivät poistu yhteyden katkaisulla.

Vanhentuneet valtuutus- ja editoripaluuistunnot siivotaan 24 tunnin lisäajan jälkeen. Valmistuneiden tai varmasti epäonnistuneiden tuontien tarpeettomat selvitystiedot pelkistetään 30 päivän jälkeen. Epäselvä siirtotulos selvitetään ennen sen kuittien poistamista. Kopio ja sen eheyden osoittava kuitti säilyvät median elinkaaren mukaisesti. Henkilökohtainen tietojen vienti sisältää yhteys- ja tuontimetatiedot mutta ei tokeneita tai salaisuuksia; poistopyynnöt käsitellään palvelun muiden poistomenettelyjen yhteydessä.

Ulkoiset tekoälyagentit (MCP-yhteys)

• Organisaation ylläpitäjä voi yhdistää Gunvaldiin valitsemansa tekoälysovelluksen, esimerkiksi Clauden (Anthropic), ChatGPT:n tai Codexin (OpenAI) tai Claude Coden. Yhteys käyttää Gunvaldin MCP-palvelinta (mcp.gunvald.fi) ja OAuth-valtuutusta. Ylläpitäjä valitsee Gunvaldin hyväksyntänäkymässä organisaatiot ja oikeustason (lukeminen, sisällön valmistelu tai ajastus ja julkaisu) ja voi perua yhteyden milloin tahansa Integraatiot-sivulla.
• Gunvald käsittelee yhteyden tiedot: sovelluksen ilmoittaman nimen, asiakastunnuksen ja paluuosoitteen, hyväksyjän, sallitut organisaatiot, oikeustason sekä voimassaolo- ja perumisajan. Valtuutustunnisteet tallennetaan vain tiivisteinä. Lisäksi tallennetaan agentin pyytämien toimintojen loki: toiminto, syötteet, sisältöversion tunniste, tila, ajankohdat, vahvistanut käyttäjä ja tulos. Agentin kautta luodut luonnokset, ajastukset ja mediatiedostot käsitellään kuten muutkin Gunvaldin sisällöt.
• Ajastukset, julkaisut, maksullinen generointi, poistot ja strategiamuutokset suoritetaan vasta, kun käyttäjä on vahvistanut esikatselun agenttisovelluksessa. Julkaisu edellyttää organisaation ylläpitäjän roolia. Gunvald kirjaa vahvistuksen ja tekee jokaisesta agentin julkaisusta ilmoituksen organisaation ilmoituksiin. Toiminnoilla on päiväkohtaiset enimmäismäärät yhteyttä kohden.
• Gunvald palauttaa agenttisovellukselle vain ne tiedot, joita käyttäjä pyytää agentin kautta ja joihin yhteydellä on oikeus, esimerkiksi brändiprofiilin, luonnokset, ajastetut julkaisut, medialinkit, analytiikan ja ilmoitukset. Agenttisovelluksen tarjoaja käsittelee nämä tiedot omien käyttöehtojensa ja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Käyttäjä tai organisaatio valitsee sovelluksen ja sen asetukset, kuten keskusteluhistorian ja mallikoulutuksen, eikä Gunvald ohjaa tätä käsittelyä. Gunvald ei lähetä agenttisovellukselle sosiaalisen median kanavien valtuustietoja, maksutietoja tai muiden organisaatioiden tietoja.
• Oikeusperuste on palvelusopimuksen täytäntöönpano: organisaatio ottaa yhteyden käyttöön ja pyytää toiminnot. Lokitus ja väärinkäytösten esto perustuvat oikeutettuun etuun palvelun turvallisuudessa.
• Yhteys on voimassa enintään 90 päivää ja valtuutuksen uusintatunniste enintään 30 päivää kerrallaan. Päättyneiden toimintojen lokitiedot poistetaan tai pelkistetään 90 päivän kuluttua, käyttämättömät sovellusrekisteröinnit 30 päivän kuluttua ja vanhentuneet valtuutuspyynnöt automaattisesti. Agentin luomat sisällöt ja agentin julkaisuista tehdyt ilmoitukset säilyvät organisaation tietoina, kunnes ne tai organisaatio poistetaan.
• Voit perua yhteyden Integraatiot-sivulla, jolloin sen valtuutukset lakkaavat heti. Muut oikeutesi on kuvattu kohdassa Käyttäjän oikeudet.

Sosiaalisen median ja videoalustojen käsittely

Kun yhdistät Meta-, LinkedIn-, Google Business Profile-, TikTok- tai YouTube-kanavan, Gunvald käsittelee vain ne tunnisteet ja sisällöt, joita tarvitaan valtuutetun kanavan tarkistamiseen, julkaisuvalmiuden näyttämiseen, sisällön julkaisemiseen ja julkaisun tilan seuraamiseen.

Julkaistu sisältö voi jäädä kolmannen osapuolen alustalle sen omien ehtojen ja säilytyskäytäntöjen mukaisesti. Kanavan irrottaminen Gunvaldista estää uudet julkaisut, mutta ei välttämättä poista jo alustalle julkaistua sisältöä.

Kun kyseinen provider-yhteys ja rollout-vaihe ovat käytettävissä, Paid Ads -yhteydet mahdollistavat käyttäjän valitsemien Meta-, Google Search-, YouTube-, LinkedIn-, TikTok- ja OpenAI / ChatGPT Ads -mainostilien sekä niihin liittyvien identiteettien näyttämisen, mainosmateriaalin ja aikataulun valmistelun, kampanjaobjektien luomisen providerin vastaavaan PAUSED-, inactive- tai DRAFT-tilaan, erikseen vahvistettavan aktivoinnin sekä provider-tilojen ja tulosten näyttämisen. Epävarmassa provider-vastauksessa fail-closed reconciliation lukee ja täsmäyttää etäobjekteja, mutta ei aktivoi niitä. Ads-yhteyden irrottaminen estää uudet Gunvald-toimet, mutta ei automaattisesti pysäytä, poista tai muuta providerissa jo olevia objekteja. Provider-valtuustietoja ei lähetetä generatiiviselle tekoälypalvelulle. OpenAI Ads -tilikohtaista API-avainta käytetään vain palvelinpuolelta käyttäjän valtuuttamiin Ads API -toimintoihin; avain tallennetaan salattuna eikä sitä palauteta selaimelle tai sisällytetä data-exportiin. Sisältöä välitetään tekoälypalvelulle vain käyttäjän pyytämän generoinnin edellyttämässä laajuudessa.

Alikäsittelijät ja tietojen luovutukset

Käytämme palvelun toteuttamiseen arvioituja palveluntarjoajia. Lisäksi käyttäjän valitsemat some- ja mainosalustat vastaanottavat vain valtuutetun toiminnon edellyttämät tiedot ja voivat käsitellä niitä omien ehtojensa mukaisesti myös itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

Käsittelyalueet määräytyvät palvelun, sopimuksen, asetusten ja alikäsittelijöiden mukaan. Tietoja voidaan käsitellä EU/ETA-alueella ja sen ulkopuolella. EU/ETA:n ulkopuoliset siirrot edellyttävät soveltuvaa siirtoperustetta, kuten tietosuojan riittävyyspäätöstä tai EU:n vakiolausekkeita ja tarvittavia täydentäviä suojatoimia. Lisätietoja käytössä olevista vastaanottajista, käsittelyalueista ja suojatoimista sekä jäljennöksen soveltuvista siirtosuojista voit pyytää osoitteesta support@gunvald.fi.

Säilytysajat

• Vahvistetun poistopyynnön käsittelyssä tavoitteena on pääsääntöisesti 30 päivää pyynnön mukaisessa laajuudessa, ellei lainmukainen poikkeus edellytä muuta. Pelkkä tilin poistaminen ei poista kaikkia henkilötietoryhmiä automaattisesti: chat- ja WhatsApp-tietojen sekä käyttäjään liittyvän organisaatiomuistin erillinen poisto on sovittava tuen kanssa osoitteessa support@gunvald.fi. Organisaation poisto kattaa sen muistin ja kanava-analytiikan, mutta ei automaattisesti chat- ja WhatsApp-tietoja.
• Sisällöt, mediat ja ajastustiedot poistetaan niiden omistajan tilin tai organisaation poiston yhteydessä tai erillisestä poistopyynnöstä.
• Alustatokenit poistetaan, kun kanava irrotetaan tai oikeudet perutaan.
• Paid Ads -yhteys-, tili-, identiteetti-, brief-, suunnitelma-, hyväksyntä-, kampanja-, asset-, insight-, reconciliation- ja auditointitiedot poistetaan työtilan poistossa tai erillisestä pyynnöstä pääsääntöisesti 30 päivän kuluessa, ellei laki tai turvallisen virhetilan selvittäminen edellytä rajattua pidempää säilytystä. Poiston jälkeen voidaan säilyttää minimaalinen tekninen poistotombstone sekä poistettujen rivien määrät todentava purge-auditointi; ne estävät datan palautumisen eivätkä sisällä OAuth-tokeneita tai mainossisältöä. Meta-, Google Ads-, LinkedIn- tai TikTok-provideriin luodut objektit voivat jäädä providerille, kunnes asiakas pysäyttää tai poistaa ne siellä.
• Laskutus- ja kirjanpitotiedot säilytetään lain edellyttämän ajan.
• Virhelokeja säilytetään tyypillisesti 90 päivää ja tuoteanalytiikkaa 12 kuukautta.
• Määräaikaissiivoamisen oletusrajat ovat WhatsApp-viestisisällölle 30 päivää, chatin viesteille ja toimintahistorialle sekä muistitapahtumille 90 päivää ja koostetulle avustajamuistille 180 päivää viimeisestä vahvistamisesta. Nämä ovat viestien ja muistin siivousrajoja, eivät tilin poiston kattavuuslupaus. WhatsAppin puhelinlinkitykselle, linkitystiedoille ja keskustelukontekstille ei ole toteutettu vastaavaa automaattista määräaikaispoistoa; pyydä niiden poistoa tuesta. Medialiitteet ja tallennetut julkaisut noudattavat omaa sisältöjen elinkaartaan.
• Orgaanisen kanava-analytiikan käsiteltyjä mittareita säilytetään enintään 24 kuukautta, kerättyä sisältömetadataa 30 päivää ja siivottuja noutovastauksia 14 päivää. Lyhyempi alustakohtainen määräaika, oikeuksien peruuntuminen tai poistopyyntö voi lyhentää säilytystä.
• Henkilötilin poistaminen ei automaattisesti poista organisaation yhteisiä sisältöjä. Organisaation poisto on erillinen toiminto. Poistetut tiedot voivat säilyä suojatuissa varmuuskopioissa määritetyn varmuuskopiojakson loppuun; varmuuskopioita ei käytetä tavanomaiseen palvelukäyttöön.

Käyttäjän oikeudet

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihin, oikaista tietoja ja pyytää tietojen poistamista.
• Oikeus rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen soveltuvissa tilanteissa.
• Oikeus peruuttaa suostumus, mukaan lukien markkinointiviestit, evästeet ja alustojen OAuth-valtuutukset.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
• Pyynnöt: support@gunvald.fi. Varmistamme tarvittaessa henkilöllisyytesi ja vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

Evästeet ja analytiikka

Käytämme välttämättömiä evästeitä kirjautumiseen, istuntoihin, tietoturvaan ja maksuprosesseihin. Ei-välttämättömiä analytiikka- tai markkinointievästeitä käytetään vain suostumuksella.

Tarkempi evästekuvaus on sivulla /legal/cookies.

Suostumusvalinnoista tallennetaan valinnat, ajankohta ja versio sekä teknisiä todennustietoja, kuten IP-osoitteesta laskettu tiiviste ja selaimen user-agent-tieto. Välttämätön palvelinpuolen tietoturva- ja virhelokitus erotetaan valinnaisesta selaimen analytiikasta.

Tietoturva

• Liikenne salataan TLS-yhteydellä ja pääsyoikeudet rajataan vähimmäistarpeen mukaan.
• Alustatokenit ja salaisuudet tallennetaan suojattuihin palveluihin eikä niitä näytetä käyttöliittymässä.
• Lokeista pyritään poistamaan tarpeettomat henkilötiedot ennen analysointia.
• Seuraamme virheitä, väärinkäyttöä ja haavoittuvuuksia tuotantoympäristössä.

Controller and contact details

Gunvald Oy is the controller for the Gunvald service. We process personal data to provide the product, manage customer relationships, operate publishing integrations, and meet legal obligations.

• Company: Gunvald Oy
• Address: Sippulantie 4 A 18, 40520 Jyväskylä, Finland
• Email: support@gunvald.fi
• Phone: +358 45 200 6802

Personal data we collect

• User name, email, company details, role, and technical authentication identifiers.
• Brand, audience, campaign, and content preferences used for planning publications.
• Drafts, approved posts, images, videos, AI-generated content, hashtags, and calendar data.
• Carousel source images and finished slide images, slide order, text, crop, and font, colour, and logo settings.
• Chat messages, attachments, action history, and organisation-specific assistant memory. For WhatsApp, we also process the linked phone number, message and attachment identifiers, and delivery status.
• Analytics about connected channels and publications, such as impressions, reach, interactions, and video metrics, within the available API permissions.
• Social platform OAuth identifiers and encrypted provider credentials, page and channel IDs, publish-ready statuses, token validity, and provider publication or error codes.
• For paid multichannel advertising: provider, ad-account, Business, Page, organisation, and publisher-identity identifiers, roles and readiness data for the Meta, Google Search, YouTube, LinkedIn, TikTok, and OpenAI / ChatGPT Ads channels selected by the user; currency and time zone; briefs, plan versions, approvals, budgets and channel allocations, schedules, targeting criteria, copy, links, image, video and logo assets, EU/DSA disclosures, campaign and other remote-object identifiers, provider statuses, impressions, clicks, spend, error and reconciliation data, and audit events.
• Usage, log, analytics, and error data used for security, quality, and troubleshooting.
• Billing, subscription, payment event, and support request data.

Purposes and legal bases

• Contract: operating accounts, workspaces, posts, video publishing, scheduling, paid advertising, and billing.
• Legitimate interest: security, troubleshooting, abuse prevention, and product improvement.
• Legal obligation: accounting, taxation, and authority requests.
• Consent: optional marketing communications and non-essential cookies. OAuth authorisation is a technical permission and does not by itself determine the legal basis for personal-data processing.

Discovery appointments and calendar invitations

When a meeting is arranged or a discovery appointment is confirmed through Google Calendar, Gunvald shares guests' email addresses, the meeting time and invitation details with Google to create the calendar event and, when needed, a Meet link. Gunvald's CRM may store the event identifier, guest responses and updated meeting time. Internal CRM notes are excluded from the invitation.

If Meet transcription is available and the organizer requests a summary, Gunvald sends a bounded transcript to its AI service to create a draft. The organizer can review and save the draft as an internal note.

AI, carousels, and automation

Content generation may send the request, necessary brand and content context, and selected source images to an AI provider. Carousel copy planning may analyse source images. Editing composition, crop, or a logo alone does not require generating a new background image.

Assistant context and memory help apply the organisation's content and instructions. An enabled Autopilot may plan, schedule, and publish within the policy you approve without separate approval of every post. Review instructions, permissions, and generated material, and manage automation in its settings.

Upload only content you have the necessary rights to process and publish. Avoid unnecessary personal or sensitive data in prompts and images.

Canva connection and media import

When Canva import is available to your organization, you can authorize your own Canva account to browse designs and export selected images, pages or MP4 videos. Gunvald processes user/team identifiers, encrypted credentials, the selected design identifier and modification version, pages, format, import status and quota receipts. Only you see your Canva list; the imported copy belongs to the active Gunvald organization's media library under its members' permissions.

Gunvald downloads the selected images and videos through the Canva API and stores an independent copy in Cloudinary, which Gunvald uses to store and process media. The editable original stays in Canva. Later changes require an explicit new import and do not replace scheduled or published content. The connection does not publish, generate media or purchase premium elements. Canva processes your account and original design under its own terms.

Processing implements the service you request; security and failure logging serves legitimate interests. You can disconnect your own organization binding on the Integrations page even when the feature is disabled. After the last binding ends, Gunvald requests revocation from Canva. A failed revocation remains visibly pending for reconciliation. Disconnecting does not delete imported copies or the original design in Canva.

Expired authorization and editor-return sessions are removed after a further 24 hours. Unnecessary investigation details for completed or definitively failed imports are minimized after 30 days. Unknown transfer outcomes are reconciled before their receipts are removed. Copies and integrity receipts follow the media lifecycle. Personal exports include connection/import metadata, excluding tokens and secrets; erasure follows the service's deletion procedures.

External AI agents (MCP connection)

• An organisation administrator can connect an AI application of their choice to Gunvald, such as Claude (Anthropic), ChatGPT or Codex (OpenAI), or Claude Code. The connection uses Gunvald's MCP server (mcp.gunvald.fi) with OAuth authorisation. On Gunvald's consent page the administrator selects the organisations and the access level (read, prepare content, or schedule and publish), and can revoke the connection at any time on the Integrations page.
• Gunvald processes connection data: the application's self-declared name, client identifier and redirect address, the approver, the permitted organisations, the access level, and the expiry and revocation times. Credentials are stored only as hashes. Gunvald also keeps a log of the operations the agent requests: the operation, its input, the content version identifier, the status, timestamps, the confirming user and the result. Drafts, schedules and media created through an agent are processed like any other Gunvald content.
• Scheduling, publishing, paid generation, deletions and strategy changes run only after the user confirms a preview in the agent application. Publishing requires the organisation administrator role. Gunvald records the confirmation and posts a notification to the organisation for every agent publication. Daily limits per connection apply.
• Gunvald returns to the agent application only the data the user requests through the agent and the connection may access, such as the brand profile, drafts, scheduled posts, media links, analytics and notifications. The provider of the agent application processes this data under its own terms and privacy policy. The user or organisation chooses the application and its settings, such as chat history and model training, and Gunvald does not control that processing. Gunvald never sends social channel credentials, payment data or other organisations' data to the agent application.
• The legal basis is performance of the service contract: the organisation enables the connection and requests the operations. Logging and abuse prevention rely on our legitimate interest in the security of the service.
• A connection lasts at most 90 days and a refresh credential at most 30 days at a time. Logs of finished operations are deleted or minimised after 90 days, unused application registrations after 30 days, and expired authorisation requests automatically. Content created by an agent and notifications about agent publications remain organisation data until they or the organisation are deleted.
• You can revoke a connection on the Integrations page, which ends its authorisations immediately. Your other rights are described under Your rights.

Social and video platform processing

When you connect Meta, LinkedIn, Google Business Profile, TikTok, or YouTube, Gunvald processes only the identifiers and content needed to verify the authorised channel, display publish readiness, publish content, and track publishing status.

Published content may remain on the third-party platform under that platform's own terms and retention practices. Disconnecting a channel from Gunvald prevents new publishing but may not remove content already published to the platform.

When the relevant provider connection and rollout phase are available, Paid Ads connections let Gunvald list the Meta, Google Search, YouTube, LinkedIn, TikTok, and OpenAI / ChatGPT Ads ad accounts and related identities selected by the user, prepare ad material and schedules, create campaign objects in the provider-equivalent PAUSED, inactive, or DRAFT state, request activation through a separate explicit confirmation, and display provider status and results. If a provider outcome is uncertain, fail-closed reconciliation reads and matches remote objects but never activates them. Disconnecting Ads prevents new Gunvald actions but does not automatically pause, delete, or otherwise change objects already held by a provider. Provider credentials are not sent to the generative AI service. The account-scoped OpenAI Ads API key is used only server-side for user-authorised Ads API operations; it is stored encrypted and is neither returned to the browser nor included in data exports. Content is sent to an AI provider only to the extent required for generation requested by the user.

Processors and disclosures

We use assessed service providers to operate Gunvald. Social and advertising platforms selected by the user receive only the data required for the authorised action and may also process it as independent controllers under their own terms.

Processing locations depend on the service, agreement, configuration, and subprocessors. Data may be processed inside and outside the EU/EEA. Transfers outside the EU/EEA require an applicable transfer basis, such as an adequacy decision or EU Standard Contractual Clauses with necessary supplementary safeguards. You can request details of the recipients, processing locations and safeguards in use, and a copy of applicable transfer safeguards, from support@gunvald.fi.

Retention

• Verified erasure requests normally have a processing target of 30 days within the requested scope, unless a lawful exception requires otherwise. Account deletion alone does not automatically erase every personal-data category: arrange separate erasure of chat and WhatsApp records and user-related organisation memory with support@gunvald.fi. Organisation deletion covers its memory and channel analytics, but does not automatically erase chat and WhatsApp records.
• Content, media, and scheduling data is deleted with its owning account or organisation, or following a separate deletion request.
• Platform tokens are removed when a channel is disconnected or authorisation is revoked.
• Paid Ads connection, account, identity, brief, plan, approval, campaign, asset, insight, reconciliation, and audit data is normally deleted within 30 days after workspace deletion or a separate request, unless law or investigation of a safety-critical uncertain outcome requires limited longer retention. After deletion, Gunvald may retain a minimal technical deletion tombstone and a purge audit containing deleted-row counts to prevent data resurrection and prove completion; they contain no OAuth tokens or advertising content. Objects created at Meta, Google Ads, LinkedIn, or TikTok may remain with the provider until the customer pauses or deletes them there.
• Billing and accounting records are retained for the legally required period.
• Error logs are typically retained for 90 days and product analytics for 12 months.
• Routine cleanup defaults are 30 days for WhatsApp message content, 90 days for chat messages, action history and memory events, and 180 days since last reinforcement for compiled assistant memory. These are message and memory cleanup thresholds, not a guarantee of account-deletion coverage. WhatsApp phone linking, linking records and conversation context do not have corresponding automatic time-based deletion; request their erasure through support. Media attachments and saved publications follow their own content lifecycle.
• Processed organic-channel metrics are retained for up to 24 months, collected content metadata for 30 days, and sanitised fetch responses for 14 days. Shorter platform deadlines, revoked authorisation, or erasure requests may shorten retention.
• Deleting a personal account does not automatically delete an organisation's shared content. Organisation deletion is a separate action. Deleted data may remain in protected backups until the configured backup window ends; backups are not used for ordinary service activity.

Your rights

• Right to access, correct, and request deletion of your data.
• Right to restrict or object to processing and to data portability where applicable.
• Right to withdraw consent, including marketing, cookies, and platform OAuth authorisations.
• Right to lodge a complaint with a supervisory authority.
• Requests: support@gunvald.fi. We may verify your identity and respond without undue delay, normally within one month. Finland's supervisory authority is the Office of the Data Protection Ombudsman (tietosuoja.fi).

Cookies and analytics

We use necessary cookies for login, sessions, security, and payment flows. Optional analytics or marketing cookies are used only with consent.

The detailed cookie description is available at /legal/cookies.

Consent records contain choices, time and version, and technical evidence such as an IP-address hash and browser user-agent information. Necessary server-side security and error logs are separate from optional browser analytics.

Security

• Traffic is encrypted with TLS and access rights follow least-privilege principles.
• Platform tokens and secrets are stored in protected services and are not exposed in the UI.
• We aim to remove unnecessary personal data from logs before analysis.
• We monitor errors, abuse, and vulnerabilities in production.

Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

Gunvald Oy är personuppgiftsansvarig för Gunvald-tjänsten. Vi behandlar personuppgifter för att leverera produkten, hantera kundrelationen, driva publiceringsintegrationer och uppfylla lagstadgade skyldigheter.

• Företag: Gunvald Oy
• Adress: Sippulantie 4 A 18, 40520 Jyväskylä, Finland
• E-post: support@gunvald.fi
• Telefon: +358 45 200 6802

Personuppgifter vi samlar in

• Användarens namn, e-post, företagsuppgifter, roll och tekniska inloggningsidentifierare.
• Varumärkes-, målgrupps-, kampanj- och innehållsinställningar som används för planering av publikationer.
• Utkast, godkända inlägg, bilder, videor, AI-genererat innehåll, hashtaggar och kalenderdata.
• Karusellers källbilder och färdiga diabilder, ordningsföljd, texter, beskärning samt typsnitts-, färg- och logoinställningar.
• Chattmeddelanden, bilagor, åtgärdshistorik och organisationsspecifikt assistentminne. För WhatsApp behandlar vi även det anslutna telefonnumret, meddelande- och bilageidentifierare samt leveransstatus.
• Analysdata om anslutna kanaler och inlägg, såsom visningar, räckvidd, interaktioner och videomått, inom tillgängliga API-behörigheter.
• OAuth-identifierare och krypterade providerbehörigheter, sid- och kanal-ID:n, publiceringsberedskap, tokenstatus samt plattformarnas publicerings- eller felkoder.
• För betald flerkanalsannonsering: provider-, annonskonto-, Business-, Page-, organisations- och publisher identity-ID, roller och beredskapsdata för de Meta-, Google Search-, YouTube-, LinkedIn-, TikTok- och OpenAI / ChatGPT Ads-kanaler som användaren väljer; valuta och tidszon; briefar, planversioner, godkännanden, budgetar och kanalfördelningar, scheman, målgruppskriterier, texter, länkar, bild-, video- och logotillgångar, EU/DSA-uppgifter, kampanj- och andra fjärrobjekt-ID, providerstatus, visningar, klick, kostnad, fel- och reconciliation-data samt revisionshändelser.
• Användnings-, logg-, analys- och feldata för säkerhet, kvalitet och felsökning.
• Fakturerings-, abonnemangs-, betalnings- och supportdata.

Ändamål och rättsliga grunder

• Avtal: konton, arbetsytor, inlägg, videopublicering, schemaläggning, betald annonsering och fakturering.
• Berättigat intresse: säkerhet, felsökning, förebyggande av missbruk och produktutveckling.
• Rättslig skyldighet: bokföring, beskattning och myndighetskrav.
• Samtycke: frivilliga marknadsföringsmeddelanden och icke-nödvändiga cookies. OAuth-auktorisering är en teknisk behörighet och avgör inte ensam den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen.

Kartläggningsmöten och kalenderinbjudningar

När ett möte bokas eller ett kartläggningsmöte bekräftas via Google Kalender skickar Gunvald deltagarnas e-postadresser, tid och inbjudningsuppgifter till Google för att skapa kalenderhändelsen och vid behov en Meet-länk. Gunvalds CRM kan lagra händelsens identifierare, deltagarnas svar och den uppdaterade mötestiden. Interna CRM-anteckningar ingår inte i inbjudan.

Om Meet-transkription är tillgänglig och organisatören begär en sammanfattning skickar Gunvald en avgränsad transkription till sin AI-tjänst för att skapa ett utkast. Organisatören kan granska och spara utkastet som en intern anteckning.

AI, karuseller och automatisering

Vid innehållsgenerering kan begäran, nödvändig varumärkes- och innehållskontext samt valda källbilder skickas till en AI-leverantör. Planeringen av karuselltexter kan analysera källbilder. Enbart ändring av layout, beskärning eller logo kräver inte att en ny bakgrundsbild genereras.

Assistentens kontext och minne hjälper till att beakta organisationens innehåll och anvisningar. En aktiverad Autopilot kan planera, schemalägga och publicera inom den policy du godkänner utan ett separat godkännande för varje inlägg. Granska instruktioner, behörigheter och genererat material och hantera automatiseringen i dess inställningar.

Ladda endast upp innehåll som du har nödvändiga rättigheter att behandla och publicera. Undvik onödiga personuppgifter eller känsliga uppgifter i begäranden och bilder.

Canva-anslutning och medieimport

När Canva-import är tillgänglig för organisationen kan du ansluta ditt eget Canva-konto för att bläddra bland designer och exportera valda bilder, sidor eller MP4-videor. Gunvald behandlar användar- och teamidentifierare, krypterade behörighetsuppgifter, designens identifierare och ändringsversion, sidor, format, importstatus och kvotkvitton. Bara du ser din Canva-lista; kopian ingår i den aktiva Gunvald-organisationens medier enligt medlemmarnas behörigheter.

Gunvald hämtar de valda bilderna och videorna via Canvas API och lagrar en fristående kopia i Cloudinary, som Gunvald använder för medielagring och mediebehandling. Det redigerbara originalet finns kvar i Canva. Senare ändringar kräver en ny uttrycklig import och ersätter inte schemalagt eller publicerat innehåll. Anslutningen publicerar inte, genererar inte material och köper inte premiumelement. Canva behandlar kontot och originalet enligt sina egna villkor.

Behandlingen genomför tjänsten du begär; säkerhets- och felloggning grundas på berättigat intresse. Du kan koppla från din egen organisationskoppling på Integrationssidan även när funktionen är avstängd. När den sista kopplingen avslutas begär Gunvald återkallelse från Canva. Misslyckad återkallelse visas som väntande och utreds. Frånkoppling tar inte bort importerade kopior eller originalet i Canva.

Utgångna auktoriserings- och redigerarretursessioner rensas efter ytterligare 24 timmar. Onödiga felsökningsuppgifter för avslutade eller definitivt misslyckade importer minimeras efter 30 dagar. Oklara överföringsresultat utreds innan kvittona raderas. Kopior och integritetskvitton följer mediets livscykel. Personliga exporter innehåller anslutnings- och importmetadata men inga token eller hemligheter; raderingsbegäranden följer tjänstens raderingsrutiner.

Externa AI-agenter (MCP-anslutning)

• En organisationsadministratör kan ansluta en valfri AI-applikation till Gunvald, till exempel Claude (Anthropic), ChatGPT eller Codex (OpenAI) eller Claude Code. Anslutningen använder Gunvalds MCP-server (mcp.gunvald.fi) och OAuth-auktorisering. På Gunvalds godkännandesida väljer administratören organisationer och behörighetsnivå (läsa, förbereda innehåll eller schemalägga och publicera) och kan när som helst återkalla anslutningen på sidan Integrationer.
• Gunvald behandlar anslutningsuppgifter: applikationens uppgivna namn, klient-ID och returadress, godkännaren, tillåtna organisationer, behörighetsnivå samt giltighets- och återkallelsetid. Behörighetsuppgifter lagras endast som hashvärden. Gunvald loggar också de åtgärder som agenten begär: åtgärd, indata, innehållsversionens ID, status, tidpunkter, bekräftande användare och resultat. Utkast, schemaläggningar och media som skapas via en agent behandlas som annat innehåll i Gunvald.
• Schemaläggning, publicering, betald generering, raderingar och strategiändringar utförs först när användaren har bekräftat en förhandsvisning i agentapplikationen. Publicering kräver rollen som organisationsadministratör. Gunvald registrerar bekräftelsen och skickar en avisering till organisationen för varje publicering som en agent gör. Dagliga gränser per anslutning gäller.
• Gunvald returnerar till agentapplikationen endast de uppgifter som användaren begär via agenten och som anslutningen har behörighet till, till exempel varumärkesprofil, utkast, schemalagda inlägg, medielänkar, analys och aviseringar. Leverantören av agentapplikationen behandlar uppgifterna enligt sina egna villkor och sin integritetspolicy. Användaren eller organisationen väljer applikationen och dess inställningar, till exempel chatthistorik och modellträning, och Gunvald styr inte den behandlingen. Gunvald skickar aldrig behörighetsuppgifter för sociala kanaler, betalningsuppgifter eller andra organisationers uppgifter till agentapplikationen.
• Den rättsliga grunden är fullgörande av tjänsteavtalet: organisationen aktiverar anslutningen och begär åtgärderna. Loggning och förebyggande av missbruk grundar sig på vårt berättigade intresse av tjänstens säkerhet.
• En anslutning gäller i högst 90 dagar och en förnyelsebehörighet i högst 30 dagar åt gången. Loggar över avslutade åtgärder raderas eller minimeras efter 90 dagar, oanvända applikationsregistreringar efter 30 dagar och utgångna auktoriseringsbegäranden automatiskt. Innehåll som en agent skapar och aviseringar om agentens publiceringar förblir organisationens uppgifter tills de eller organisationen raderas.
• Du kan återkalla en anslutning på sidan Integrationer, vilket omedelbart avslutar dess behörigheter. Dina övriga rättigheter beskrivs under Användarens rättigheter.

Behandling för sociala medier och videoplattformar

När du ansluter Meta, LinkedIn, Google Business Profile, TikTok eller YouTube behandlar Gunvald endast de identifierare och det innehåll som behövs för att verifiera den auktoriserade kanalen, visa publiceringsberedskap, publicera innehåll och följa publiceringsstatus.

Publicerat innehåll kan finnas kvar på den externa plattformen enligt plattformens egna villkor och lagringspraxis. Att koppla bort en kanal från Gunvald stoppar nya publikationer men tar inte nödvändigtvis bort innehåll som redan har publicerats.

När den relevanta provideranslutningen och rollout-fasen är tillgängliga gör Paid Ads-anslutningar det möjligt för Gunvald att visa de Meta-, Google Search-, YouTube-, LinkedIn-, TikTok- och OpenAI / ChatGPT Ads-annonskonton och tillhörande identiteter som användaren väljer, förbereda annonsmaterial och scheman, skapa kampanjobjekt i providerns motsvarande PAUSED-, inactive- eller DRAFT-status, begära aktivering genom en separat uttrycklig bekräftelse samt visa providerstatus och resultat. Om ett providerutfall är osäkert läser och matchar fail-closed reconciliation fjärrobjekt men aktiverar dem aldrig. Att koppla bort Ads stoppar nya Gunvald-åtgärder men pausar, raderar eller ändrar inte automatiskt objekt som redan finns hos en provider. Providerbehörigheter skickas inte till den generativa AI-tjänsten. Den kontospecifika OpenAI Ads API-nyckeln används endast på serversidan för Ads API-åtgärder som användaren har godkänt; nyckeln lagras krypterad, returneras inte till webbläsaren och ingår inte i dataexporter. Innehåll skickas till en AI-leverantör endast i den omfattning som krävs för den generering användaren begär.

Biträden och utlämnanden

Vi använder bedömda tjänsteleverantörer för att driva Gunvald. Sociala plattformar och annonsplattformar som användaren väljer får endast de uppgifter som den auktoriserade åtgärden kräver och kan också behandla dem som självständigt personuppgiftsansvariga enligt sina egna villkor.

Behandlingsplatser beror på tjänst, avtal, inställningar och underbiträden. Uppgifter kan behandlas inom och utanför EU/EES. Överföringar utanför EU/EES kräver en tillämplig överföringsgrund, exempelvis ett beslut om adekvat skyddsnivå eller EU:s standardavtalsklausuler med nödvändiga kompletterande skyddsåtgärder. Begär uppgifter om aktuella mottagare, behandlingsplatser och skyddsåtgärder samt en kopia av tillämpliga överföringsskydd från support@gunvald.fi.

Lagringstider

• För verifierade raderingsbegäranden är handläggningsmålet normalt 30 dagar inom begärans omfattning, om inget lagligt undantag kräver annat. Att radera kontot raderar inte automatiskt alla kategorier av personuppgifter: samordna separat radering av chatt- och WhatsApp-uppgifter samt användarrelaterat organisationsminne med support@gunvald.fi. Organisationens radering omfattar dess minne och kanalanalys men raderar inte automatiskt chatt- och WhatsApp-uppgifter.
• Innehåll, media och schemaläggningsdata raderas med det ägande kontot eller organisationen, eller efter en separat raderingsbegäran.
• Plattformstokens tas bort när en kanal kopplas bort eller auktoriseringen återkallas.
• Paid Ads-anslutnings-, konto-, identitets-, brief-, plan-, godkännande-, kampanj-, asset-, insight-, reconciliation- och revisionsdata raderas normalt inom 30 dagar efter att arbetsytan raderats eller efter en separat begäran, om inte lag eller utredning av ett säkerhetskritiskt osäkert utfall kräver begränsad längre lagring. Efter radering kan Gunvald behålla en minimal teknisk raderingstombstone och en purge-revision med antal raderade rader för att förhindra att data återskapas och bevisa att raderingen slutförts; de innehåller inga OAuth-token eller annonsinnehåll. Objekt som skapats hos Meta, Google Ads, LinkedIn eller TikTok kan finnas kvar hos providern tills kunden pausar eller raderar dem där.
• Fakturerings- och bokföringsdata sparas under den tid lagen kräver.
• Felloggar sparas normalt i 90 dagar och produktanalys i 12 månader.
• Standardgränserna för rutinmässig rensning är 30 dagar för WhatsApp-meddelandens innehåll, 90 dagar för chattmeddelanden, åtgärdshistorik och minneshändelser samt 180 dagar från senaste förstärkningen för sammanställt assistentminne. Detta är rensningsgränser för meddelanden och minne, inte en garanti för kontoraderingens omfattning. WhatsApps telefonkoppling, kopplingsuppgifter och samtalskontext saknar motsvarande automatisk tidsbaserad radering; begär radering via supporten. Mediebilagor och sparade inlägg följer sin egen innehållslivscykel.
• Bearbetade mått för organiska kanaler sparas i högst 24 månader, insamlad innehållsmetadata i 30 dagar och rensade hämtningssvar i 14 dagar. Kortare plattformsfrister, återkallad behörighet eller raderingsbegäranden kan förkorta lagringen.
• Att radera ett personkonto raderar inte automatiskt organisationens gemensamma innehåll. Organisationens radering är en separat åtgärd. Raderade data kan finnas kvar i skyddade säkerhetskopior tills den konfigurerade perioden löper ut; säkerhetskopior används inte för normal tjänsteanvändning.

Dina rättigheter

• Rätt att få tillgång till, korrigera och begära radering av dina uppgifter.
• Rätt att begränsa eller invända mot behandling samt till dataportabilitet där det är tillämpligt.
• Rätt att återkalla samtycke, inklusive marknadsföring, cookies och OAuth-auktoriseringar.
• Rätt att lämna klagomål till en tillsynsmyndighet.
• Begäranden: support@gunvald.fi. Vi kan kontrollera din identitet och svarar utan onödigt dröjsmål, normalt inom en månad. Tillsynsmyndighet i Finland är dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi).

Cookies och analys

Vi använder nödvändiga cookies för inloggning, sessioner, säkerhet och betalningsflöden. Frivilliga analys- eller marknadsföringscookies används endast med samtycke.

Den detaljerade cookie-beskrivningen finns på /legal/cookies.

Samtyckesloggen innehåller val, tid och version samt tekniska bevis som en hash av IP-adressen och webbläsarens user-agent-information. Nödvändiga serverloggar för säkerhet och fel skiljs från valfri webbläsaranalys.

Säkerhet

• Trafik krypteras med TLS och åtkomsträttigheter följer principen om minsta möjliga behörighet.
• Plattformstokens och hemligheter lagras i skyddade tjänster och visas inte i användargränssnittet.
• Vi strävar efter att ta bort onödiga personuppgifter från loggar före analys.
• Vi övervakar fel, missbruk och sårbarheter i produktion.